“Hoe ga ik dit op een goede manier tegen haar zeggen?” “Waarom doet zij niet wat ik haar al twee keer heb verteld?” In de praktijk blijken veel mensen het geven van feedback lastig te vinden. Daarom hierbij tien tips voor effectieve feedback.

1. Denk vanuit de ander
Iedereen is anders, dus bekijk de situatie ook vanuit het gezichtspunt van de ander. Waarom doet zij iets of lukt het niet? Kom erachter wat haar bezighoudt, zowel tijdens het werk als daarbuiten. Benoem dit; geef aan dat je haar begrijpt.

2. Benoem de drie G’s
Je kunt feedback het beste brengen door achtereenvolgens de Gebeurtenis, het Gevoel of de gedachten, en het Gevolg te noemen (GGG). Beschrijf eerst jouw waarneming van het gedrag van de ander: “Ik zie dat je afgelopen week twee keer te laat bent gekomen.” Vervolgens geef je aan wat het effect daarvan is op je gedachten of gevoel: “Ik vind dat erg vervelend.” Dan vertel je het gevolg: “Ik vraag me af of je je werk wel leuk vindt?”

3. Bespreek concreet gedrag
Geef feedback over concreet en wenselijk gedrag. Met “Je bent niet klantvriendelijk” geef je een niet-boodschap af. Dit kun je positief en in alternatieven formuleren: “Zeg verwanten en cliënten glimlachend gedag als ze binnenkomen.” Zo kan iemand zijn gedrag aanpassen.

4. Spreek voor jezelf
Gebruik ik-boodschappen wanneer je feedback geeft. Het gesprek krijgt een minder aanvallend karakter als je zegt: “Ik merk dat …” in plaats van “Jij doet altijd…”. De ik-vorm is veilig en geeft precies aan wat je van de situatie vindt zonder de ander té direct aan te spreken. Bovendien spreek je voor jezelf. Gebruik dus ‘ik vind’ in plaats van ‘wij/zij vinden’.

5. Geef positieve feedback
Feedback geven betekent zowel het positieve gedrag benoemen als verbeterpunten aangeven. Negatieve feedback wordt vaak beter onthouden dan positieve. De regel is dat je drie positieve elementen noemt tegenover één verbeterpunt: “Je werkt heel nauwkeurig, kan goed met je collega’s opschieten en staat cliënten en verwanten prima te woord. Maar je kúnt sneller werken.”

6. Check je feedback
Kijk voordat je een gesprek aangaat kritisch naar je eigen aandeel in de gebeurtenis. Hoe is het ontstaan? Wat had je eraan kunnen doen? En vraag tijdens het gesprek altijd naar de reactie van de ander. “Kun je je dat voorstellen?” “Begrijp je wat ik bedoel?” Soms zijn anderen zich onbewust van hun eigen gedrag.

7. Kies de juiste tijd en plaats
Kies een goed moment en de juiste plaats voor de feedback. Neem er voldoende tijd voor. Geef op tijd feedback; praten over een fout van twee maanden terug levert weinig meer op. Bespreek verder één punt per gesprek, zo houd je de feedback beknopt.

8. Vertel het waarom
Geef redenen voor de feedback. Benadruk daarin de positieve kant: wat kan de ander ervan leren? Vertel dat je weet dat de andere beter kan. Zij zullen de feedback sneller van je aannemen en meer gemotiveerd zijn om aan de verbeterpunten te werken.

9. Let op je non-verbale gedrag
Zorg voor een open, actieve houding. Dit betekent rechtop zitten in je stoel, voeten stevig op de grond en handen op tafel. Kies voor een hoekopstelling in plaats van tegenover elkaar te gaan zitten. Hierdoor voelt de ander zich beter op haar gemak.

10. En dan nog dit: eindig het gesprek altijd met ‘We spreken dus af dat …’.

Bron: GOC / Rick Koster.