Een goede manager zijn betekent niet dat je alles zelf moet doen. Dat feit mag gerust de grootste misvatting op de werkvloer genoemd worden. Het betekent namelijk NIET dat je taken doorschuift omdat je zelf geen zin of tijd hebt. Het betekent ook NIET dat je een ander opzadelt met een taak, die jij eigenlijk had moeten doen.

Delegeren betekent WEL dat je heel goed bent in het inschatten welke taken je zelf moet doen en welke taken beter uitgevoerd kunnen worden door een ander én bovendien hoe je de ander inspireert om dat te doen. Als je delegeren goed doet, dan draag je taken zó over, dat zowel jij als de ander er op vooruit gaat door de taak van je over te nemen.

 

Delegeren – 3 x verkeerd gedacht

Uit diverse studies blijkt dat men wel wil delegeren, maar het in veel gevallen niet doet. Voornamelijk door twijfel over het kunnen delegeren en daarnaast het (mogelijk ongewenste) effect van delegeren. Uit andere studies blijkt dat veel leiders graag hun delegeer-skills willen verbeteren. Maar waarom  doet men het dan tóch niet?
“Twijfel [over delegeren] komt voort uit persoonlijke onzekerheid – uit angst om tijd, controle en de mogelijkheid om zelf te scoren te verliezen”, klinkt de conclusie.

Precies de twijfels die rechtgezet moeten worden. Delegeren beperkt je namelijk niet in tijd, controle of het krijgen van credits. Integendeel.

1. “Ik heb geen tijd om te delegeren”

Het mag een cliché zijn, maar dat maakt het niet minder waar: de tijd die je besteedt aan een taak delegeren is altijd een investering. Je krijgt hem terug, plus rente. Eén keer er goed voor zitten om je taak over te dragen, zorgt er als het goed is voor dat je die taak keer op keer niet meer zelf hoeft uit te voeren. Tel dat bij elkaar op, en je hebt je tijdwinst op een presenteerblaadje. Bovendien: als je krap in tijd zit, bevestigt dat alleen maar dat het tijd is om taken te gaan delegeren!

2. “Delegeren is een ander met mijn taak opzadelen”

“Mensen verwarren delegeren vaak met werk doorschuiven. Dus doen ze het niet – en verspillen ze uiteindelijk hun eigen tijd en de tijd en middelen van het bedrijf.”

Dat is de misvatting. Dit is de correctie:

“Delegeren kan een kans zijn om de eigen werkdruk behapbaarder te maken, maar het is meer dan dat. Het kan een waardevolle kans zijn voor werknemers om te leren en ontwikkelen.”

Heb je daar al aan gedacht? Een ander kan misschien juist wél zitten wachten op een taak die jou boven het hoofd groeit. Omdat hij graag ontwikkelt en leert, omdat hij graag eens iets anders doet dan zijn standaard taken of omdat die ene taak precies in zijn straatje past. Een kans voor hem, een kans voor jou. Alleen maar ‘win win’, geen ‘lose’.

3. “Een ander kan mijn taken niet uitvoeren”
Als je dit denkt, kunnen er een paar dingen aan de hand zijn:

  • Jeoverschat
  • Je onderschat je collega’s.
  • Je delegeert de verkeerde taken.
  • Je delegeert aan de verkeerde persoon.
  • Je delegeer-skills in het overdragen van een taak zijn niet goed.

Het is heel natuurlijk, die eerste. Het heeft zelfs een naam in de psychologie: het “self enhancement effect”. Het betekent dat iemand een resultaat of product hoger waardeert wanneer hij of zij er zelf aan meegewerkt heeft – ongeacht de werkelijke waarde.

Ten tweede onderschat je je collega’s als je denkt dat ze het niet zonder jou (zouden) kunnen doen. Of, als ze het echt niet zonder jou kunnen, heb je verkeerd gedelegeerd. Je hebt de taak niet goed overgedragen of je hebt de taak aan de verkeerde (niet capabele of gemotiveerde) persoon overgedragen. In beide gevallen ligt de oorzaak bij jou, niet bij de taak of bij de ander.
Doe je delegeren goed en aan het goede adres, dan kan een ander moeiteloos jouw taak zonder jouw bijdrage uitvoeren – met een minstens zo goed resultaat als wanneer jij je er mee bemoeid had.


Delegeren – zo doe je het goed

Succesvol delegeren – taken overdragen aan een werknemer, teamlid of collega zodat diegene ze gemotiveerd en met optimale kwaliteit kan uitvoeren, met tijdwinst voor alle partijen – hangt ten eerste af van een paar essentiële ingrediënten. Wat je nodig hebt:

 1. Vertrouwen

  1. Vertrouw je niet dat de ander de taak serieus neemt, of serieus uitvoert, dan blijf jij er nog mee in je hoofd rondlopen. Je zult de neiging hebben om te controleren of je er zelfs mee te bemoeien. Niet goed voor jouw tijdsplanning, nog slechter voor de motivatie en wilskracht van je collega. Delegeren is vertrouwen – om los te kunnen laten – vóór alles.

2. De juiste taken

Niet alle taken zijn geschikt om te delegeren. De juiste taken zijn de taken die voldoen aan één of meer van deze 3 voorwaarden:

  • Taken die buiten jouw expertise liggen. – Is een collega beter in het inschatten of een folder goed ontworpen is? Delegeer de taak dan.
  • Taken waarvan een ander kan leren. – Jij kan de interne nieuwsbrief wel maken, maar je weet dat de junior van je afdeling er beter mee aan de slag kan om zijn ervaring op te bouwen.
  • Taken die jouw groei of succes beletten. – Vaak in het geval van tijdnood, is het beter om een alternatieve uitvoerder voor jouw taken te vinden dan allesper sé zelf te willen uitvoeren. Zo maak je tijd voor wat je vooruit brengt, in plaats van je alleen maar bezighoudt.

“Als je kleine dingen goed wil doen, moet je ze zelf doen. Als je grote dingen met grote impact voor elkaar wil krijgen, dan moet je leren delegeren.”

3. De juiste persoon

Je hebt de juiste persoon voor de juiste taak te pakken, wanneer:

  • De taak binnen hun professionele kennis en kunde ligt (hij kan de taak uitvoeren).
  • De taak binnen hun professionele wensen en doelen ligt (hij wil de taak uitvoeren).
  • De taak binnen de missie van de organisatie ligt (hij mag de taak uitvoeren).

4. De tijd en ruimte

Je kan het vertrouwen hebben, de juiste taak te pakken hebben en een uitvoerder die kan, wil en mag – maar als diegene geen tijd en ruimte in zijn planning heeft, dan kun je alsnog niks. Check of de tijd er is, en/of maak de tijd voordat je iemands werkdruk verhoogt – omdat hij bijvoorbeeld geen “nee” kan zeggen of zelf zijn planning en organisatie niet op orde heeft.

 

Communicatie

Heb je alle ingrediënten in huis? Dan ben jij klaar om te delegeren. En hier komt vooral de juiste communicatie kijken. Assertieve communicatie, die de taak niet agressief commanderend overbrengt noch passief alles overlaat aan de ander, levert een krachtige en effectieve overdracht op.

 1. Leg uit waarom

“Wanneer je de mensen hebt geselecteerd om je taak aan te delegeren, vertel je waarom je specifiek hen hebt uitgekozen, en hoe je hoopt dat dit een geschikte taak is om hen te zien groeien”. Bijvoorbeeld: “Omdat jij hier veel beter in bent dan ik” of “Omdat jij ervaring hebt met deze klant”. Leg ook het waarom van de taak zelf uit, om de ander te motiveren en om niet alleen de taak maar óók de bijbehorende verantwoordelijkheden en autoriteit over te dragen. Bijvoorbeeld: “Het is belangrijk dat er continuïteit zit in het verzenden van de interne nieuwsbrief. Ik kan die continuïteit niet garanderen. Jij hebt zulke dingen veel vlotter in de vingers, dus ik dacht meteen aan jou.”

2. Leg uit hoe

Dit is waar de tijdsinvestering komt kijken. Stuur niet alleen een document door en wens de ander succes. Neem de tijd om de taak samen van jou naar de ander over te dragen. Zeker wanneer je een taak niet eenmalig overdraagt, maar wil dat een ander hem voor langere tijd of zelfs permanent overneemt. Volg daarvoor het principe ‘ik doe, wij doen, jij doet’.

Ga er even samen voor zitten. Pak de nieuwsbrief-software erbij en laat één keer zien hoe jij de taak aanpakt en uitvoert. Dan doe je het nog eens samen. Vervolgens laat je de ander het alleen doen.

3. Voorzie in behoeften

Zorg dat de ander de taak moeiteloos kan uitvoeren, door niet alleen de kennis maar ook alle benodigdheden over te dragen. Geef hem persoonlijke toegang tot het nieuwsbriefprogramma en de lijst van werknemers in het bedrijf. Blijf beschikbaar voor vragen of verzoeken.

4. Spreek je waardering uit

Bijna net zo belangrijk als de eerste, is de laatste in de reeks. Laat de ander weten dat het overnemen van de taak gewaardeerd wordt. Erkenning, respect en waardering zijn de grootste motivatie-factoren die er zijn. Bovendien geeft het blijk van het eerste en belangrijkste ingrediënt – vertrouwen.

Vertrouwen
Delegeren doe je goed, als het gebouwd is rondom vertrouwen. De enige echte factor die jij nodig hebt om een taak helemaal los te laten en die de ander nodig heeft voor de motivatie om hem van je over te nemen.

Bronnen: Scott Williams / Time management.nl